Kesalahan Staff Purchasing yang Harus Dihindari

Kartika Rachmania, Kamis, 27 Januari 2022

Salah satu skill yang harus dimiliki staff purchasing adalah ketelitian. Semua proses dan dokumen harus didokumentasikan dengan baik karena kesalahan sedikit bisa merembet ke mana-mana. 

Kesalahan Umum Staff Purchasing

Berikut adalah kesalahan umum tim purchasing yang harus dihindari:

  • Tidak melakukan negosiasi harga

Tim purchasing diharapkan mampu bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga yang lebih rendah. Perusahaan pasti menginginkan harga terbaik dengan kualitas yang baik untuk barang yang dipesan. 

  • Membeli barang tanpa persetujuan manajemen perusahaan

Jangan membeli barang tanpa persetujuan manajemen karena bisa berakibat tuduhan penggelapan uang. Sebaiknya pastikan dulu apakah izin membeli barang sudah turun atau belum. 

  • Membayar barang yang tidak dipesan

Sebelum melakukan pembayaran, sebaiknya tim melakukan pengecekan purchase order dengan teliti. Tim harus melakukan konfirmasi ulang kepada semua pihak yang terlibat, jadi jangan asal langsung bayar begitu saja. Jika tim asal membayar tanpa mengecek, tim bisa mendapat masalah karena dinilai menggunakan uang perusahaan dengan tidak jelas. 

  • Membayar terlalu cepat

Jangan melakukan pembayaran sebelum barang berada di tangan kecuali tim percaya dengan vendor yang sudah bekerjasama puluhan tahun. Dalam beberapa kasus, pembayaran di awal mungkin bukan sebuah masalah, tapi atasan mungkin akan menanyakan alasan mengapa pembayaran dilakukan dengan cepat sebelum barang tiba. Sebelum menjalin kerjasama, biasanya tim perusahaan dan vendor akan membuat kesepakatan. Ikuti kesepakatan yang sudah disetujui semua pihak yang terlibat. 

  • Membayar dua kali

Kesalahan ini sering terjadi jika tim purchasing kurang teliti. Hal ini biasa terjadi ketika proses purchasing dilakukan secara manual. Untuk mengatasinya gunakanlah purchasing software atau sistem yang membantu mempermudah mengelola dokumen jadi tidak akan kebingungan dan kekeliruan membayar hingga dua kali.

  • Terlambat membayar

Lakukan pembayaran segera setelah mendapatkan surat penagihan atau invoice. Jangan tunda pembayaran tanpa alasan yang jelas. Hal itu bisa membuat vendor tidak percaya pada perusahaan yang ujungnya bisa merugikan perusahaan. Selain itu, tim purchasing juga bisa mendapat teguran dari atasan. 


Tim purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam proses pengadaan barang di suatu perusahaan. Maka dari itu, untuk menghindari berbagai kesalahan itu, perlu dilakukan pengawasan rutin. Perusahaan juga bisa beralih menggunakan software e-procurement yang dapat membantu mengurangi kesalahan pada saat proses membeli barang. E-procurement juga bisa mencegah terjadinya fraud purchasing. 

Jika Anda membutuhkan laptop atau komputer untuk perusahaan, Asani menyediakan sewa laptop atau komputer dengan spesifikasi yang bisa disesuaikan kebutuhan. Lihat katalog Asani lengkap untuk kebutuhan design graphic, editing video, develop website atau aplikasi, serta administrasi, dan bisnis. 

Hubungi Asani untuk mendapatkan penawaran sewa laptop terbaik untuk kantor Anda.

Another Post