Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan

Kartika Rachmania, Senin, 27 Desember 2021

Proses pengadaan barang atau jasa di sebuah perusahaan tidak bisa dilakukan sembarangan. Tim procurement harus bisa memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan jasa atau barang dimulai dari perencanaan, pemilihan vendor, proses negosiasi, dan penandatanganan kontrak perjanjian. Procurement barang harus berlangsung efisien dan efektif

Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan

Prosedur yang dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa harus mampu mendukung dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Berikut adalah proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan:

  • Menganalisis dan Mencatat Kebutuhan Perusahaan

Biasanya, bagian divisi di setiap perusahaan akan mengajukan kebutuhan barang atau jasa kepada tim procurement. Tim divisi tersebut harus bisa memastikan bahwa pengajuan barang atau jasa memang benar-benar penting. 

  • Meminta Persetujuan dari Manajemen

Pengajuan barang atau jasa dari tiap divisi tidak semuanya bisa langsung disetujui langsung oleh tim procurement. Tahap yang perlu dilalui selanjutnya adalah persetujuan dari manajemen perusahaan. Persetujuan biasanya ditandai dengan dokumen yang menyatakan bahwa proses procurement bisa mulai dijalankan.

  • Mencari Vendor

Setelah mendapat persetujuan dari manajemen, tim procurement akan mulai mencari vendor atau supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses ini dilakukan untuk mendapat vendor yang memiliki harga dan kualitas terbaik. 

  • Meminta Penawaran / Quotation

Setelah menemukan beberapa vendor yang sesuai, tim recruitment biasanya meminta vendor atau supplier untuk memberikan penawaran.

  • Melakukan Negosiasi dan Pemilihan Vendor 

Pada masa penawaran, tim procurement sudah bisa melakukan proses negosiasi agar bisa mendapatkan keuntungan lebih baik. 

  • Membuat Purchase Order dan Dokumen Kontrak

Jika sudah berhasil negosiasi dengan vendor, tim bisa mulai melakukan pemesanan dalam bentuk purchase order. Dokumen kontrak dibuat agar semua berjalan sesuai dengan kesempatan oleh perusahaan dan vendor terpilih. Nantinya vendor akan membuat dokumen pengiriman barang.

  • Menerima dan Mengecek Kualitas Barang

Setelah semua dokumen lengkap dan vendor melakukan pengiriman barang, tim procurement harus terus memastikan bahwa barang benar-benar diterima dengan baik. Selain itu, tim juga harus melakukan pengecekan kualitas barang apakah sesuai dengan kesepakatan.

  • Membayar Barang dan Jasa

Perusahaan akan menerima tagihan atau invoice dari vendor yang harus dibayar. Dokumentasikan setiap pembayaran yang dilakukan dan simpan dengan baik.

Itulah proses umum pengadaan barang dan jasa pada suatu perusahaan. Jika Anda membutuhkan laptop atau komputer untuk perusahaan, Asani menyediakan sewa laptop atau komputer. Lihat katalog Asani lengkap untuk kebutuhan design graphic, editing video, develop website atau aplikasi, serta administrasi, dan bisnis. 

Hubungi Asani untuk mendapatkan penawaran sewa laptop terbaik untuk kantor Anda.

Another Post