Purchase Order: Pengertian, Fungsi, dan Prosedurnya

Salah satu tahap dalam proses pengadaan barang di perusahaan adalah purchase order. Purchase Order adalah surat pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli lalu diberikan kepada pihak supplier dan di dalamnya sudah tercantum informasi lengkap spesifikasi barang yang akan dipesan. Dokumen Purchase Order (PO) merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai kontrak pembelian ke supplier. Setelah mengirimkan surat PO, vendor atau supplier biasanya akan mengirimkan barang lalu mengirimkan surat tagihan pembayaran.

Fungsi Purchase Order

Dokumen PO sangat penting untuk memberikan jaminan keamanan bagi penjual agar terhindar dari risiko penipuan atau gagal bayar. Meskipun pembuatannya terlihat rumit, tapi dokumen ini dapat memberikan rasa aman bagi supplier. Berikut adalah manfaat fungsi Purchase Order:

Baca juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing di Perusahaan

1. Mengamankan Stok dan Harga Barang

Pembuatan surat PO dimaksudkan sebagai kontrak pembelian sehingga penjual bisa mengamankan barang yang akan dipesan pembeli.

Baca juga: Tipe Barang dan Jenis Purchasing

2. Menghindari Kesalahan Pemesanan Barang

Di dalam dokumen PO, terdapat informasi lengkap mengenai pemesanan dan spesifikasi barang dengan detail termasuk jumlah pesanan. Dengan adanya dokumen tersebut, diharapkan pembeli dan penjual mampu menghindari kesalahan seperti pesanan ganda, salah barang, salah harga atau kesalahan lain yang berpotensi merugikan semua pihak.

Baca juga: 5 Contoh KPI Purchasing beserta Aspek yang Wajib Diketahui!

3. Melacak Pesanan yang Sudah Diterima

Dokumen Purchase Order bisa dijadikan panduan untuk memeriksa pesanan yang sudah terima seperti ketepatan jumlah pesanan, jenis barang, dan yang lainnya.

Baca juga: Inilah Cara Mencegah Purchasing Fraud yang Harus Dilakukan

Hal yang Harus Diperhatikan Saat Membuat Surat PO

Saat membuat surat PO, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dicantumkan yaitu:

1. Identitas perusahaan yang ingin membeli seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan
2. Nomor Purchase Order
3. Detail spesifikasi barang seperti nama barang, merek, jenis, jumlah pesanan, pajak, dan lainnya dengan lengkap. Jika diperlukan, buatlah tabel agar lebih memudahkan penjual dan pembeli
4. Identitas perusahaan penjual (vendor/supplier) yang telah dipilih perusahaan
5. Detail cara pengiriman, waktu pengiriman barang, dan alamat pengiriman barang
6. Detail cara pembayaran barang seperti alamat penagihan dan metode pembayaran yang akan digunakan
7. Syarat dan ketentuan yang sudah disepakati

Purchase order bisa dikirimkan setelah berhasil negosiasi dengan vendor. Dokumen kontrak dibuat agar semua berjalan sesuai dengan kesepakatan perusahaan dan vendor terpilih. Jika supplier setuju untuk menjual barang sesuai dengan permintaan, maka penjual akan mengirimkan surat penagihan (invoice).

Jika Anda membutuhkan laptop atau komputer untuk karyawan, Asani menyediakan sewa laptop atau komputer dengan spesifikasi yang sesuai kebutuhan perusahaan. Lihat katalog Asani lengkap untuk kebutuhan design graphic, editing video, develop website atau aplikasi, serta administrasi, dan bisnis.

Pastikan Anda memilih jasa sewa laptop yang memiliki harga sewa terjangkau, aman, dan terpercaya.

Asani  merupakan  partner  yang tepat untuk Anda jika membutuhkan penyewaan laptop dan perangkat IT untuk perusahaan.

Jika Anda tertarik, ajukan penawaran sekarang juga ke Asani dengan menghubungi  official WhatsApp Asani  atau customer service kami di  cs@asani.co.id.

Baca juga: Proses Pengadaan Barang dan Jasa di Perusahaan